Pengorganisasian

PENGORGANISASIAN


A. Pengertian Pengorganisasian
Istilah organisai mempunyai dua pengertian umum. Pertama organisasi diartikan sebagai suatu lembaga atau kelompok fungsional, misalnya, sebuah perusahaan, sekolah, perkumpulan, badan-badan pemerintahan. Kedua, merujuk pada proses pengorganisasian yaitu bagaimana pekerjaan diatur dan dialokasikan di antara para anggota sehingga tujuan organisasi itu dapat tercapai secara efektif. Sedangkan organisasi itu sendiri diartikan sebagai kumpulan orang dengan system kerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam system kerja sama secara jelas diatur siapa menjalankan apa, siapa bertanggungn jawab atas siapa, arus komunikasi, dan memfokuskan sumber daya pada tujuan. Karakteristik system kerja sama dapat dilihat antara lain; (1) ada komunikasi antara orang yang bekerja sam, (2) individu dalam organisasi tersebut mempunyai kemampuan untuk bekerja sama, dan (3) kerja sama itu ditujukan untuk mencapai tujuan. Menurut Chester I. barnard organisasi mengandung tiga elemen, yaitu (1) kemampuan untuk bekerja sama, (2) tujuan yang ingin dicapai, dan (3) komunikasi.
Perngorganisasian sebagai proses membagi kerja ke dalam tugas-tugas yang lebih kecil, membebankan tugas-tugas itu kepada orang yang sesuai dengan kemampuannya dalam rangka efektivitas pencapaian tujuan organisasi.

B. Proses Pengorganisasian
Ernest Dale (Stoner, 1996) memberikan pengorganisasian sebagai sebuah proses yang berlangkah jamak. Proses pengorganisasian itu digambarkan sebagai berikut:

Tahap pertama, yang harus dilakukan dalam merinci pekerjaan adalah menentukan tugas-tugas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tahap kedua, membagi seluruh beban kerja menjadi kegiatan-kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh perseorangan atau kelompok. Di sini perlu diperhatikan bahwa orang-orang yang akan diserahi tugas harus didasarkan pada kualifikasi, tidak dibeban terlalu berat dan juga tidak terlalu ringan. Tahap ketiga, menggabungkan pekerjaan para anggota dengan cara yang rasional, efisien. Pengelompokan tugas yang saling berkaitan jika organisasi sedah membesar atau kompleks. Penyatuan kerja ini biasanya disebut departementalisasi. Tahap keempat, menetapkan mekanisme harmonis. Pada saat setiap orang dan setiap bagian melaksanakan pekerjaan/aktivitas, kemungkinan timbul konflik di antara anggota, dan mekanisme pengorganisasian memungkinkan setiap anggota organisasi untuk tetap bekerja efektif. Tahap kelima, melakukan monitoring mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan dan meningkatkan efektivitas. Karena pengorganisasian merupakan suatu proses yang berkelanjutan, diperlukan penilaian supang terhadap keempat langkah sebelumnya secara terprogram/berkala, untuk menjamin konsistensi, efektif dan efisiensi dalam memenuhi.

C. Struktur Organisasi
Menurut E. Kast dan James E. Rosenzwing (1974) struktur diartikan sebagai pola hubungan komponen atau bagian suatu organisasi. Struktur merupakan system formal hubungan kerja yang membagi dan mengkoordinasikan tugas orang dan kelompom agar tercapai tujuan. Menurut Simon (1958) struktur itu sifatnya relative stabil, statis dan berubah lambat atau memerlukan waktu untuk penyesuaian-penyesuaian.
Pada struktur organisasi tergambar posisi kerja, pembagian kerja, jenis kerja yang harus dilakukan, hubungan atasan dan bawahan, kelompok, komponen atau bagian, tingkat manajemen dan saluran komunikasi. Suatu struktur organisasi menspesifikasi pembagian kegiatan kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda itu dihubungkan. Struktur itu juga menunujukkan hierarki dan struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan hubungan pelapornya. Menurut Stoner (1986) struktur organisasi dibangun oleh lima unsure, yaitu: (1) spesialisasi aktivitas, (2) standarisasi aktivitas, (3) koordinasi aktivitas, (4) sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan, (5) ukuran unit kerja.
Standar aktivitas merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin kelayakgunaan aktivitas. Banyak dari prosedur ini diterapkan dengan memformulasikan aktivitas dan hubungan dalam organisasi. Menstandarisasi. Menstandarisasi berarti menjadikan seragam dan konsisten peraturan, uraian jabatan, dan program seleksi, orientasi kerja, keterampilan kerja.
Koordinasi aktivitas adalah prosedur yang memadukan fungsi-fungsi dalam organisasi, seperti fungsi primer dalam suatu badan usaha, pemasaran, seperti fungsi primer dalam suatu badan usaha, pemasaran, produksi dan penjualan merupakan fungsi garis yang secara langsung menyumbangkan pada pencapaian tujuan organisasi memerlukan koordinasi. Menurut Henry Mintsberg 9stoner, 1986) mekanisme koordinasi memudahkan pengkoordinasikan aktivitas, khususnya dalam organisasi yang tidak kompleks.
Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan mengacu pada lokasi kekuasaan pengambilan keputusan. Sentralisasi adalah proses konsentrasi wewenang dan pengambilan keputusan pada tingkat atas suatu organisasi. Sentralisasi dilakukan agar diperoleh manfaat ekonomi dan pengendalian berbagai hal berdasarkan kebijakan, prosedur dan pemantauan yang distandarisasikan. Bawahan semata-mata sebagai pelaksana. Keuntungan system sentralisasi antara lain pengaturan yang sama bagi semua unit dalam organisasi. Kelemahannya bahwa jika data ada pada bawahan. Untuk mengatasi hal ini dilakukan pendelegasian wewenang pada semua tingkat organisasi, yang disebut desentralisasi. Mitzberg membedakan antara desentralisasi vertical dan desentralisasi horizontal. Desentralisasi vertical adalah pembagian wewenang formal berdasarkan garis komando 9dari atas ke bawah). Sedangkan desentralisasi horizontal memerlukan wewenang bertindak tidak secara hierarki melainkan bergantung pada keahlan (wewenang fungsional)
Desentralisasi semakin perlu manakala organisasi semakin berkembang. Dengan berkembangnya organisasi, maka organisasi yang berdasarkan desentralisasi tidak akan dapat mewadahi masalah-masalah yang timbul dan mengalir ke atas. Namun demikian seberapa banyak dilakukan desentralisasi akan tergantung pada (1) siapa yang mengetahui informasi, makin banyak informasi diketahui bawahan, makin banyak orang melakukan desentralisasi, (2) siapa yang mampu mengambil keputusan, makin banyak bawahan yang mampu, makn dapat orang melakukan desentralisasi. Perlunya desentralisasi harus dikaitkan dengan bila ada putusan cepat dilakukan pada tingkat local, kesibukan pimpinan tinggu inisiatif dan moral bawahan memerlukan perbaikan.
Salah satu tuntutan adanya desentralisasi adalah koordinasi, baik koordinasi vertical maupun horizontal, koordinasi vertical mengandung unsur (1) rantai komando, (2) rentang pengawasan, (3) delegasi. Sedangkan koordinasi horizontal yaitu proses pengintegrasian kegiatan pada tingkat yang sama. Seperti halnya desentralisasi vertical , maka koordinasi horizontal pun memiliki keahlian fungsional bukan hierarkis. Ukuran unit kerja mengacu pada jumlah pegawai dalam suatu kelompok kerja.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian menyangkut penentuan pekerjaan, pembagian kerja, penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan kegiatan. Salah satu dari proses ini adalah struktur organisasi yang merupakan prosedur formal manajemen organisasi. Struktur ini dibentuk sangat bergantung pada tujuan organisasi dan strategi yang akan dipergunakan untuk mencapai tujuan itu.